實(shí)戰(zhàn)案例復(fù)盤！福昕電子簽章設(shè)計(jì)優(yōu)化總結(jié)

在當(dāng)今這個(gè)環(huán)保意識(shí)日益增強(qiáng)的世界里，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為了一種現(xiàn)代化、綠色的趨勢(shì)。隨著國(guó)內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及配套法制的不斷成熟，電子簽章也被廣泛的應(yīng)用于企業(yè)之中。

電子簽章以數(shù)字簽名、信息加密為核心，能夠提升公司的工作效率，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)印章管控可追溯、電子化、移動(dòng)化。

在無(wú)紙化辦公的倡導(dǎo)下，越來(lái)越多的辦公流程趨向網(wǎng)絡(luò)化，而在執(zhí)行紙質(zhì)簽章簽署的過(guò)程中也面臨著許多問(wèn)題：

1. 簽署流程繁瑣，成本高。
2. 印章、合同文件管理查找困難。
3. 假章屢禁不止，合同文件易被篡改 。
4. 受時(shí)空限制，效率低。

福昕作為國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的 PDF 軟件解決方案提供商，一直致力于為用戶在 PDF 處理和管理方面提供高效、全面的服務(wù)。加入電子簽章服務(wù)能進(jìn)一步完善 PDF 的功能，用戶在同一個(gè)軟件平臺(tái)上即可完成 PDF 文檔的編輯、審閱、簽署等操作，能夠簡(jiǎn)化管理流程，提高工作效率。

本文將從“福昕電子簽章”的設(shè)計(jì)時(shí)針對(duì)的用戶痛點(diǎn)，設(shè)計(jì)目標(biāo)，策略，實(shí)施，和大家探討電子簽章的設(shè)計(jì)，通過(guò)深耕產(chǎn)品細(xì)節(jié)，回饋用戶更好的功能體驗(yàn)。

更多設(shè)計(jì)實(shí)戰(zhàn)復(fù)盤：

福昕走訪了多家企業(yè)，根據(jù)用戶實(shí)際使用簽章的場(chǎng)景繪制了用戶畫像，提煉出用戶使用痛點(diǎn)：

根據(jù)上面的用戶畫像，我們可以發(fā)現(xiàn)用戶使用簽章的痛點(diǎn)：

1. 簽署合同時(shí)，需要通過(guò)微信或其他工作群與多名合同相關(guān)工作人員進(jìn)行溝通，確認(rèn)，流程繁瑣且沒(méi)有痕跡可追蹤。
2. 經(jīng)理授權(quán)公章給用印員，用印員作為非業(yè)務(wù)部門需要與客戶直接簽署合同，而其他業(yè)務(wù)相關(guān)角色，例如合同經(jīng)辦人（業(yè)務(wù)員），印章管理員作為業(yè)務(wù)相關(guān)責(zé)任人對(duì)合同的知曉和確認(rèn)無(wú)法在公章申請(qǐng)和使用的流程中體現(xiàn)。
3. 敏感度比較高的文件，不依靠網(wǎng)絡(luò)能夠傳送。

對(duì)場(chǎng)景下的用戶痛點(diǎn)進(jìn)行深入了解后，接下來(lái)需要思考如何更有效的幫助用戶提升工作體驗(yàn)。

1. 設(shè)計(jì)目標(biāo)：

在設(shè)計(jì)之前，首先必須明確設(shè)計(jì)的目標(biāo)。

設(shè)計(jì)目標(biāo)的制定是一個(gè)關(guān)鍵的過(guò)程，通常基于產(chǎn)品的定位、目標(biāo)用戶群體以及產(chǎn)品的未來(lái)愿景等因素。在經(jīng)過(guò)多次討論和分析后，確定了三個(gè)主要的設(shè)計(jì)目標(biāo)：

流程簡(jiǎn)單、便于管理、安全可靠。

對(duì)于這三個(gè)目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)，我們還進(jìn)行排序：

首先對(duì)用戶來(lái)說(shuō)簽署的流程需要簡(jiǎn)單、操作便捷，能夠輕松高效地完成簽名的過(guò)程。

其次，簽署的過(guò)程需要可追溯，能夠方便管理簽署的進(jìn)度。

最后，對(duì)用戶來(lái)說(shuō)簽署要確保簽署文件的完整性和真實(shí)性，同時(shí)還需要保證簽署者的身份真實(shí)性，防止未經(jīng)授權(quán)的簽署行為發(fā)生。

2. 設(shè)計(jì)策略

對(duì)于以上的三個(gè)問(wèn)題，我們需要不同的設(shè)計(jì)策略。

1. 關(guān)于簽署流程簡(jiǎn)單，設(shè)計(jì)策略是：以用戶體驗(yàn)為中心，模擬傳統(tǒng)紙質(zhì)簽名流程。
2. 關(guān)于簽署管理，設(shè)計(jì)策略是簡(jiǎn)化設(shè)計(jì)策略，讓簽章的管理更易于使用和理解。
3. 關(guān)于安全可靠，設(shè)計(jì)策略是：安全設(shè)計(jì)策略，在設(shè)計(jì)過(guò)程中充分考慮服務(wù)的安全性，預(yù)防潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

1. 以用戶體驗(yàn)為中心，模擬傳統(tǒng)紙質(zhì)簽名流程

①四步走的自簽章

傳統(tǒng)簽名流程，發(fā)起者打印 PDF 文檔，自己簽名之后，將書面文檔送簽，簽名者收到書面文檔，閱讀文檔內(nèi)容，找到需要簽名的位置，完成簽名，最后將文件傳回發(fā)起者。

看似簡(jiǎn)單的步驟，實(shí)際上需要打印文檔，還有雙向傳遞文檔，需要耗費(fèi)很多的資源和時(shí)間。在福昕 PDF 閱讀器中提供自簽章與邀請(qǐng)他人簽章兩種方式，實(shí)現(xiàn)用戶的需求。

自簽章操作只需簡(jiǎn)單四步，就可完成，省時(shí)省力。

②摒棄繁瑣通知，分步提示用戶

相較于自簽署，邀請(qǐng)他人簽署的流程就復(fù)雜很多，傳統(tǒng)企業(yè)之間的簽署流程：企業(yè) A 打印合同文檔，自己簽名之后，將書面文檔送簽，企業(yè) B 收到書面文檔，閱讀文檔內(nèi)容，找到需要簽名的位置，完成簽名，最后將文件傳回企業(yè) A。

這樣雙向的傳遞，不僅需要打印文檔，需要耗費(fèi)很多的資源和時(shí)間，而且還可能面臨文檔遺失等問(wèn)題。福昕簽章的在設(shè)計(jì)中，為了簡(jiǎn)化送簽過(guò)程，主要分成以下幾個(gè)步驟：

盡管這個(gè)流程看起來(lái)簡(jiǎn)單，但實(shí)際上需要深入探討大量的交互細(xì)節(jié)。

例如場(chǎng)景在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行簽署還是在企業(yè)之間進(jìn)行簽署？發(fā)起者如何對(duì)簽署人及簽署區(qū)域進(jìn)行設(shè)置？簽署人收到文檔如何確定簽署身份？

以最后一個(gè)問(wèn)題為例，簽署人收到文檔如何確定簽署身份？

發(fā)起者對(duì)簽署人進(jìn)行設(shè)置的時(shí)候，需要添加簽署企業(yè)的一些信息，當(dāng)簽署人打開文檔進(jìn)行簽署時(shí)，若他填入的信息與設(shè)置時(shí)不一致，則可能出現(xiàn)一個(gè)重大的用戶痛點(diǎn)：

他需要在聯(lián)系銷售網(wǎng)頁(yè)填寫他的聯(lián)系方式 – 銷售聯(lián)系他 – 福昕的商務(wù)助理創(chuàng)建AC離線訂閱+對(duì)外簽署訂閱 – 用戶提供的AC管理員接受到AC 發(fā)送的郵件通知 – AC管理員分配對(duì)外簽署權(quán)限 – 經(jīng)辦人做企業(yè)實(shí)名以及做應(yīng)用授權(quán)后，才能順利的參與簽署，蓋上企業(yè)章......

這整個(gè)過(guò)程，對(duì)簽署方的操作過(guò)于復(fù)雜，在接受到簽署鏈接后不清楚如何繼續(xù)操作了，因此就出現(xiàn)無(wú)法簽署的情況，轉(zhuǎn)而又要求發(fā)起方還是走紙質(zhì)流程。

流程復(fù)雜導(dǎo)致用戶無(wú)措，致使簽署流程中斷，簽署無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行，用戶的簽署體驗(yàn)好感度大大降低。

解決流程復(fù)雜這個(gè)問(wèn)題，我們需要站在用戶的角度去拆分不同場(chǎng)景下的流程：

1. 簽署身份認(rèn)證
2. 申請(qǐng)加入企業(yè)組織
3. 創(chuàng)建企業(yè)組織
4. ……

對(duì)各個(gè)流程進(jìn)行梳理后，我們得出了一個(gè)結(jié)論：

為了強(qiáng)化用戶的認(rèn)知，需要使用獨(dú)占式的告知方式，分步提示用戶

當(dāng)簽章參與人接收到文檔/簽署鏈接后，整個(gè)界面只有獨(dú)占式的彈窗，用戶只需要按照界面所示的彈窗流程前進(jìn)，即可完成整個(gè)簽章流程，不受其他信息干擾。

當(dāng)簽署人點(diǎn)擊開始簽署的時(shí)候做相應(yīng)的判斷，引導(dǎo)用戶完善信息以匹配發(fā)起者預(yù)先設(shè)置的簽署信息。

當(dāng)用戶成功登陸之后，還需要用戶進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，認(rèn)證當(dāng)前操作人就是簽署人。

然后根據(jù)發(fā)起人設(shè)置的是郵箱還是手機(jī)號(hào)碼來(lái)顯示，若發(fā)起人指定的是手機(jī)號(hào)方式驗(yàn)證，需要將當(dāng)前的福昕郵箱賬號(hào)補(bǔ)充手機(jī)號(hào)，驗(yàn)證通過(guò)后才可參與簽署，確保簽署人的真實(shí)可靠。

這樣多次的確認(rèn)可以提高簽署系統(tǒng)和服務(wù)的安全性。通過(guò)多層身份驗(yàn)證，可以有效減少頂替和未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。這種額外的確認(rèn)步驟可以增加用戶身份的可信度，降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

設(shè)計(jì)好處：

1. 明確流程節(jié)點(diǎn)，使流程的進(jìn)行不是一種可選，是一種必須。
2. 不受其他節(jié)點(diǎn)干擾。

設(shè)計(jì)要點(diǎn)：

1. 只給用戶一種選擇。
2. 出現(xiàn)的時(shí)機(jī)要在操作中。

效果：

1. 用戶在操作流程中明確的了解下一步需要進(jìn)行的操作。
2. 大幅提升了企業(yè)實(shí)名流程的成功率，功能上線后企業(yè)實(shí)名用戶 2 個(gè)月上漲了 56%。

2. 簡(jiǎn)化設(shè)計(jì)的策略，讓簽章的管理更易于使用和理解

①區(qū)分功能場(chǎng)景

根據(jù)不同的業(yè)務(wù)提供了兩種常用的簽署場(chǎng)合：對(duì)內(nèi)簽署和對(duì)外簽署。

兩種簽署方式最大的不同是：身份認(rèn)證方式的不同和簽署所用證書不同。

1. 對(duì)外簽署： 適用于企業(yè)向外部發(fā)布文件、聲明；跟企業(yè)外部人員或者其他企業(yè)簽訂商務(wù)合同等場(chǎng)景，發(fā)送具有法律效力的文書需要使用對(duì)外簽署。
2. 對(duì)內(nèi)簽署： 適用于企業(yè)內(nèi)部文件上簽名或企業(yè)內(nèi)的文檔審批等場(chǎng)景。

在電子簽章的功能集中，針對(duì)對(duì)外簽署和對(duì)內(nèi)簽署，分別保存和管理不同的簽章樣式，這里像一個(gè)抽屜一樣，存放用戶的簽章樣式，用戶可以在這里快速選擇簽章進(jìn)行應(yīng)用，在管理簽章的功能中，還可以對(duì)簽章進(jìn)行刪除添加等操作。

②追蹤簽署痕跡

用戶完成簽署后，可以通過(guò)簽署記錄和簽署報(bào)告進(jìn)行實(shí)時(shí)的追蹤整個(gè)簽署的記錄，幫助管理人員了解簽署的狀態(tài)和進(jìn)展情況。

簽署記錄：

場(chǎng)景：

簽署記錄開始只設(shè)計(jì)了根據(jù)文檔區(qū)分，方便用戶查詢簽章進(jìn)程，在追蹤用戶使用時(shí)發(fā)現(xiàn)，頻繁的更換簽章的情況很少發(fā)生，一般情況下，簽章涉及到的用章數(shù)目是可追蹤。

設(shè)計(jì)好處：

1. 用戶可以使用兩種不同的方式追蹤文檔，簽章的使用。
2. 根據(jù)簽章的類型場(chǎng)景區(qū)分。

簽署報(bào)告：

當(dāng)對(duì)簽署的文檔存在是否真實(shí)有效的顧慮時(shí)，可以檢查該文檔是否存在法律效力；

簽署報(bào)告詳細(xì)展示簽名驗(yàn)證結(jié)果，幫助簽名驗(yàn)證者獲取和驗(yàn)證文檔簽署時(shí)的狀態(tài)，方便簽章驗(yàn)證者判斷簽章者身份的有效性以及文檔的完整性。

在設(shè)計(jì)時(shí)我們對(duì)簽署報(bào)告進(jìn)行了美化升級(jí)，從視覺(jué)上提高簽署報(bào)告的正式性。

3. 安全設(shè)計(jì)策略

電子簽名需要具有高度的安全保護(hù)，以確保身份驗(yàn)證、文件完整性、確保用戶數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私、法律合規(guī)性。

福昕獨(dú)創(chuàng)了手動(dòng)發(fā)送文檔的方式，最大程度保護(hù)用戶的信息安全。

①手動(dòng)發(fā)送文檔

設(shè)計(jì)場(chǎng)景：

對(duì)于保密性極強(qiáng)的工作單位，網(wǎng)絡(luò)侵?jǐn)_會(huì)對(duì)文件造成損害，需要使用一種不依靠網(wǎng)絡(luò)的方式發(fā)送文檔，最大強(qiáng)度的保障信息安全。

設(shè)計(jì)要點(diǎn)：

1. 文檔不出本地，也無(wú)需上傳至任何內(nèi)部服務(wù)器即可完成簽署。
2. 在工作流的每個(gè)階段，福昕電子簽章服務(wù)都會(huì)保護(hù)文檔，以幫助確保文件完整性。
3. 在設(shè)計(jì)過(guò)程中充分考慮服務(wù)的安全性，預(yù)防潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

設(shè)計(jì)時(shí)發(fā)送環(huán)節(jié)剔除了網(wǎng)絡(luò)的參與，采用復(fù)制粘貼的方式以文本發(fā)送文件。

手動(dòng)發(fā)送文檔，最大限度的保證了用戶文件的私密性。

福昕電子簽章通過(guò)安全設(shè)計(jì)和保護(hù)措施，為用戶提供了安全可靠的簽章環(huán)境。用戶可以放心地使用福昕電子簽章來(lái)進(jìn)行簽署，享受便捷高效的電子簽名體驗(yàn)，同時(shí)確保簽章數(shù)據(jù)的安全和可信度。

福昕簽章項(xiàng)目設(shè)計(jì)優(yōu)化升級(jí)后，產(chǎn)品在用戶體驗(yàn)和競(jìng)爭(zhēng)力方面得到顯著提升，本次不僅優(yōu)化了產(chǎn)品的功能和操作體驗(yàn)，也為用戶提供了更加美觀、簡(jiǎn)潔的界面和更為智能、人性化的交互方式。

這些改進(jìn)和優(yōu)化有助于提升產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力和用戶的滿意度，使得產(chǎn)品能夠更好地滿足用戶需求。最新的版本更新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，個(gè)人用戶數(shù)量增長(zhǎng)了
70%，企業(yè)用戶數(shù)量增長(zhǎng)了56%。

用戶的肯定推動(dòng)我們進(jìn)一步的設(shè)計(jì)思考，我們還可以做什么?

面對(duì)業(yè)務(wù)不同的簽署場(chǎng)景，我們還將會(huì)提供批量簽、頁(yè)簽、不指定簽署區(qū)域和無(wú)序簽、智能簽章 AI 助手等更豐富的簽署能力靈活應(yīng)對(duì)復(fù)雜業(yè)務(wù)的簽署需求。比如，批量簽功能特別適用于員工入職場(chǎng)景，當(dāng)合同內(nèi)容確定性高、簽署任務(wù)處理量大時(shí)，通過(guò)批量簽可以大幅提升企業(yè)簽署處理效率。

同時(shí)，還可以將簽約擴(kuò)展到簽約的全流程，比如簽約前的模板管理和在線起草；簽約中的合同智能對(duì)比，簽署存證；簽約后的智能歸檔，合同報(bào)表等等。通過(guò)全流程的梳理，將簽約這個(gè)行為進(jìn)行了最小顆粒度的細(xì)化，為企業(yè)數(shù)智化提供最有價(jià)值的“連接器”。

電子化的簽章方式，作為一種全新的簽章體驗(yàn)，期待著你的參與…