疫情之下，設(shè)計(jì)師如何做好遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作？

自1月3日武漢正式發(fā)布「不明原因的病毒性肺炎」的通告后，疫情逐日擴(kuò)散至全國(guó)各省和國(guó)外多個(gè)國(guó)家，目前世界衛(wèi)生組織已經(jīng)將新型冠狀病毒疫情列為國(guó)際關(guān)注的突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

隨著疫情的發(fā)展，武漢之外其他地區(qū)政府的防治措施也是不斷升級(jí)。國(guó)務(wù)院正式通知春節(jié)假期延期到 2 月 2 日（初九），北京和上海也正式通知，企業(yè)開工時(shí)間不得早于2 月 9 號(hào)。會(huì)有更多的城市發(fā)布通知延遲開工時(shí)間，意味著會(huì)有上千萬的企業(yè)，在春節(jié)后的一周，辦公室是關(guān)閉的。接下來春季流感和返工潮，是疫情控制的關(guān)鍵時(shí)期，很多企業(yè)為正常運(yùn)營(yíng)考慮，春節(jié)后公司轉(zhuǎn)為遠(yuǎn)程辦公，直至疫情結(jié)束。

一線的服務(wù)行業(yè)不能遠(yuǎn)程工作！

WFH（Work From Home）在家工作，請(qǐng)先確認(rèn)您的團(tuán)隊(duì)是否適合遠(yuǎn)程辦公，不是所有的企業(yè)都可以使用新的工作模式。比如對(duì)于民生重大影響的供水、供電、供氣和供熱，通信行業(yè)和公共交通的工作人員必然要守護(hù)好自己的崗位，保證市民的正常生活。

相信大家宅在家多日是多么期盼物流運(yùn)輸?shù)挠行ПＵ希谖覀冏悴怀鰬舻姆乐箓魅镜耐瑫r(shí)，還有很多在城市奔馳的身影為我們的生活提供保障，商場(chǎng)和超市依然為市民提供食品等生活用品供應(yīng)。這些奮斗在一線的行業(yè)同樣在默默付出，不能享受遠(yuǎn)程的工作方式，在此感謝這些醫(yī)護(hù)行業(yè)之外的英雄。

如何有效的遠(yuǎn)程辦公

但是遠(yuǎn)程辦公對(duì)大多數(shù)公司來說都是陌生的，很多企業(yè)都是面對(duì)疫情導(dǎo)致的被迫遠(yuǎn)程，難免會(huì)有些不知所措。這里作為一個(gè)曾就職遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)成員，分享一下自己的經(jīng)驗(yàn)，希望可以幫助到大家！

其實(shí)在我們?nèi)粘５霓k公室工作中，也同樣需要一些工具來協(xié)助我們工作，而WFH僅僅是將辦公室轉(zhuǎn)移至家庭，除了沒有面對(duì)面的溝通外，其實(shí)其他的工作都可以由軟件服務(wù)來替代，下面幫助大家介紹一些常見工作內(nèi)容的替換方法。

1. 團(tuán)隊(duì)溝通

如果在辦公室我們最方便的就應(yīng)該是團(tuán)隊(duì)溝通了，畢竟大家身處同一個(gè)辦公區(qū)，小組之間的溝通轉(zhuǎn)一下椅子，回頭喊話即可得到響應(yīng)，但是同時(shí)對(duì)于聊天工具我想所有人也同樣不陌生，國(guó)民級(jí)應(yīng)用QQ和微信，已經(jīng)讓我們可以隨時(shí)保持聯(lián)系。

但是對(duì)于工作來講，我建議企業(yè)最好啟用專業(yè)的溝通工具，如果涉及個(gè)人事宜的還是會(huì)對(duì)工作造成影響，畢竟微信中有我們的家人、朋友、游戲玩伴，以及各種各樣的群，這些碎片的消息清單，會(huì)嚴(yán)重影響工作效率，不斷的打斷工作思路，如果只開啟企業(yè)專用的聊天工具，會(huì)讓溝通更加高效。

目前來講我主要推薦的企業(yè)聊天工具主要有：釘釘、企業(yè)微信、TIM和飛書

• 釘釘：阿里推出的免費(fèi)企業(yè)溝通工具，具有非常豐富的第三方插件選擇；
• 企業(yè)微信：微信推出的企業(yè)版本，支持將微信好友轉(zhuǎn)移至企業(yè)微信中，方便現(xiàn)在正在使用微信的團(tuán)隊(duì)使用；
• TIM：是商務(wù)版的QQ，對(duì)于很多習(xí)慣使用QQ的企業(yè)來講可以嘗試使用，內(nèi)置免費(fèi)使用的騰訊云盤和騰訊文檔很好用；
• 飛書：字節(jié)跳動(dòng)研發(fā)的溝通工具，對(duì)于團(tuán)隊(duì)日歷及任務(wù)管理很方便；

以上工具除了提供基本溝通功能外，都提供了一定的云盤空間，文件傳輸功能的長(zhǎng)期備份，我就經(jīng)常碰到微信傳送的文件失效問題，不得不重新請(qǐng)對(duì)方再次發(fā)送，非常的尷尬。以下就以釘釘為主要的溝通工具為大家介紹相關(guān)的企業(yè)工作方法。

延伸閱讀：字節(jié)跳動(dòng)飛書設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人專訪

2. 考勤管理

無論什么企業(yè)我們基本都需要對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效管理，其中考勤記錄算是保留項(xiàng)目了，作為企業(yè)辦公工具來講，以上工具都已支持，只要設(shè)置員工的考勤時(shí)間，是否支持外部考勤打卡即可。員工在打卡的時(shí)候會(huì)調(diào)用手機(jī)的GPS定位模塊，讀取真實(shí)的地理位置，做到遠(yuǎn)程打卡的功能。

不得不說阿里的人文關(guān)懷，因?yàn)橐咔樵蚰壳斑€推出了《員工健康》服務(wù)，讓員工在家每日上報(bào)是否有咳嗽發(fā)熱跡象，方便企業(yè)掌控員工的身體情況。

3. 審批管理

對(duì)于企業(yè)內(nèi)部難免會(huì)有一些對(duì)外的采購(gòu)付款和費(fèi)用報(bào)銷，員工的轉(zhuǎn)正、升職申請(qǐng)等，都需要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部商議的審批流程去逐級(jí)簽字，在審批中心已經(jīng)幫我們內(nèi)置了多種類型的審批模板，企業(yè)管理員可以根據(jù)企業(yè)的情況自定義表單，同時(shí)根據(jù)條件去設(shè)置逐級(jí)審批人。

審批記錄中可以清晰的查看審批的時(shí)間和批注，而且還提供了手機(jī)上的手寫簽名非常的方便。

4. 遠(yuǎn)程會(huì)議

在工作中我們難免會(huì)需要大家群策群力的時(shí)候，需要大家提出自己的觀點(diǎn)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，需要多次討論去對(duì)企業(yè)的事務(wù)進(jìn)行決策，所以企業(yè)的會(huì)議室往往都比較緊張，經(jīng)常預(yù)約不到開會(huì)的地方。

那么遠(yuǎn)程辦公我們?nèi)绾伍_會(huì)呢？不要擔(dān)心釘釘也給我們提供了多人視頻會(huì)議的功能，發(fā)起者還可以共享桌面進(jìn)行文檔的演示，在開會(huì)的過程中可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行錄制，方便會(huì)后進(jìn)行回看或者發(fā)送給未能到場(chǎng)的人員，讓相關(guān)人員都知曉會(huì)議內(nèi)容。

5. OKR任務(wù)目標(biāo)制

遠(yuǎn)程以后信息會(huì)更碎片化，各種信息可能會(huì)散落在會(huì)議、IM、郵件、文檔里，所以建議企業(yè)還是選擇更符合企業(yè)溝通的IM工具，比如企業(yè)微信、釘釘或飛書；然后就是關(guān)于任務(wù)目標(biāo)的分配和驗(yàn)收問題，主要可以通過以下幾點(diǎn)：

• 培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，按部門或者工作目標(biāo)建立項(xiàng)目，科學(xué)規(guī)劃工作內(nèi)容。
• 把工作內(nèi)容細(xì)化為任務(wù)，復(fù)雜的任務(wù)可以進(jìn)一步拆解為子任務(wù)，明確負(fù)責(zé)人和完成日期；
• 每個(gè)人從檢查本日任務(wù)開始工作，每天工作結(jié)束后，整理任務(wù)完成進(jìn)展，同步任務(wù)完成情況，上傳成果物，使用 @ 功能告知團(tuán)隊(duì)成員；
• 團(tuán)隊(duì)管理者統(tǒng)計(jì)每天查看任務(wù)延誤情況，追蹤哪些任務(wù)延期，盡早介入，協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)的整體工作節(jié)奏和進(jìn)度。

團(tuán)隊(duì)一定要達(dá)到共識(shí)，大家在遠(yuǎn)程工作的時(shí)期按照這個(gè)共識(shí)進(jìn)行工作，各個(gè)小團(tuán)隊(duì) leader 或者項(xiàng)目經(jīng)理抓任務(wù)執(zhí)行結(jié)果，有問題的時(shí)候視頻或者 IM 工具跟上及時(shí)溝通即可。

6. 遠(yuǎn)程工作中相關(guān)的工具推薦：

• 團(tuán)隊(duì)溝通：企業(yè)微信、TIM、釘釘、飛書
• 任務(wù)管理：Tower、Teambition
• 文檔管理：印象筆記、WPS、石墨、騰訊文檔
• 設(shè)計(jì)協(xié)作：Sketch cloud、藍(lán)湖、Figma
• 文件傳輸：IM溝通工具內(nèi)置、百度網(wǎng)盤、Gitlab
• 素材管理：Eagle、花瓣、百度網(wǎng)盤

員工遠(yuǎn)程辦公的注意事項(xiàng)

作為員工不要感覺WFH了，我們就可以放飛自我，自由翱翔了，在開始遠(yuǎn)程辦公之后請(qǐng)大家保持以下幾點(diǎn)WFH的基本禮儀：

1. 工作儀式感

如果是初次面對(duì)這種工作方式，很多同學(xué)非常不適應(yīng)，我們即面對(duì)長(zhǎng)期假期有生活危機(jī)感，同時(shí)也會(huì)對(duì)WFH工作有消極拖延感，所以在企業(yè)選擇這種工作模式后，大家心里要清楚，企業(yè)不會(huì)讓你在家躺贏工資的，畢竟需要你為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，才能雇傭你為企業(yè)服務(wù)，你的所有產(chǎn)出需要更明確化，那么你工作的強(qiáng)度就有可能會(huì)比在公司更大，因?yàn)槟阍诠竟ぷ鲿r(shí)間可能是8個(gè)小時(shí)，但是WFH工作可能會(huì)996甚至更久。

儀式感

在家辦公同樣需要儀式感，公司會(huì)讓我們繼續(xù)外勤打卡，盡量不要穿著睡衣就開始工作，畢竟偶爾還是會(huì)有視頻會(huì)議等，稍微注意一下形象，同時(shí)請(qǐng)準(zhǔn)備好你的辦公場(chǎng)所，比如工作臺(tái)、電腦和手機(jī)等，不是非常建議你躺著床上敲鍵盤，這樣自由度更高的場(chǎng)地會(huì)讓你更放松，使你注意力不集中，或被其他事物影響而耽擱工作進(jìn)度，導(dǎo)致工作效率降低，工作周期變長(zhǎng)。

作息時(shí)刻表

最好為自己創(chuàng)建一個(gè)作息時(shí)刻表嚴(yán)格遵守，比如工作多久可以休息一下，喝杯水上個(gè)廁所，什么時(shí)間做飯就餐，當(dāng)然我在制作時(shí)刻表的時(shí)候還有早間晨練與晚上的Keep室內(nèi)鍛煉，以及老婆大人安排的收拾家務(wù)等等。這里可以給大家推薦番茄工作法，大家可以去了解一下，個(gè)人覺得還是比較高效的。

工作/休息模式切換

對(duì)于摩羯座的人來講，很容易就進(jìn)入工作狂模式，即使WFH也請(qǐng)大家更好的陪同家人，我遠(yuǎn)程工作那兩年正好趕上寶寶的出生，所以更方便照顧家人，現(xiàn)在更重要的課題就是如何教會(huì)家人以及小朋友如何在工作的時(shí)候不打擾吵鬧，完成工作后更好的陪伴家人。

溝通時(shí)效性

對(duì)于WFH的人來說，我覺得最重要的事就是溝通的時(shí)效性，也是很多老板擔(dān)心的問題，因?yàn)樵谵k公室最不濟(jì)可以直接走到工位與其溝通，但是遠(yuǎn)程了我該如何找到他？這點(diǎn)是所有遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)最需要保障的，否則團(tuán)隊(duì)豪無效率可談，單兵作戰(zhàn)的團(tuán)隊(duì)除外。

我們當(dāng)時(shí)的團(tuán)隊(duì)有很多同學(xué)不在國(guó)內(nèi)的，我們一般也會(huì)約定好臨近的時(shí)差進(jìn)行固定時(shí)間的會(huì)議溝通，有重要的事情也可以通過留言或者Email的方式通知，這樣即使是跨時(shí)區(qū)的遠(yuǎn)程工作，也不會(huì)有太大的障礙。

團(tuán)隊(duì)進(jìn)度公示

對(duì)于遠(yuǎn)程工作來講，因?yàn)椴荒芟裰霸谵k公室工作，所以團(tuán)隊(duì)內(nèi)其他人對(duì)于項(xiàng)目的推進(jìn)到什么地步，每個(gè)人應(yīng)該做什么都應(yīng)該有個(gè)清晰的認(rèn)知，可以使用共享任務(wù)情況和日歷的方法，明確團(tuán)隊(duì)內(nèi)每個(gè)人的工作量，合理安排工作進(jìn)度，對(duì)于項(xiàng)目管理也更清晰透明化。

對(duì)于延誤的情況管理者應(yīng)及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)，遇到疑難問題可以開啟視頻會(huì)議等，邀請(qǐng)組內(nèi)小伙伴共同商議解決，可以切換更好的方案或轉(zhuǎn)交更專業(yè)的伙伴來完成攻堅(jiān)任務(wù)。而對(duì)于員工來講實(shí)時(shí)的提交任務(wù)成果是考量你的工作進(jìn)度重要指標(biāo)，不要因?yàn)槊τ谌蝿?wù)而忘記提交工作成果哦！

總結(jié)

遠(yuǎn)程工作來的如此措手不及，對(duì)于很多企業(yè)來講已經(jīng)打亂了年初部署的工作計(jì)劃，需要學(xué)習(xí)新的工作模式，但是就像2003年的非典一樣，傷病在帶給我們痛苦的同時(shí)也在帶給我們新的機(jī)遇，我們無法逃避現(xiàn)實(shí)中的苦難，那么就學(xué)會(huì)用新的工作方法給我們賦能更強(qiáng)大的力量。

最后還是希望大家照顧好自己，勤洗手，少出門，戴口罩，一起讓我們能度過這次難關(guān)。

延伸閱讀：

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