設計項目又多又雜？這個方法幫你管理排期！

大概是臨近年末都會比較忙的緣故，總有同學來問我有關工作項目管理、優先級排期的問題，比如：

“當面對多個設計需求以及其他工作任務并行的時候，我總是會手忙腳亂。怎么去合理安排自己手上各種事情的優先級，保證按時產出和質量呢？”

在實際工作中，設計師承接的需求和工作內容大多是五花八門、繁簡不一。本文會從兩個方面來做經驗分享：

1. 工作事件排序的優先級
2. 工作執行方式的優先級

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一、工作事件的優先級

關于工作排序，我最常用方法的是「四象限法」。即把工作按照 “緊急、不緊急、重要、不重要” 的組合分類分成四個象限，分別采取不同對策：

1. 緊急且重要

這類工作優先做，也值得你花時間做。那什么樣的工作是緊急且重要的呢？你的判斷依據可以來源于「工作性質」和「合作關系」兩個方面，比如這項工作：

1. 是否是你 KPI 中要完成的重點內容；
2. 是否是重點項目的重點環節和主要問題；
3. 是否是老板布置給你且對你有高期待；
4. 是否是重點項目且需要他人配合；
5. 是否不完成就會阻礙他人工作的正常進行。

以上工作都需要你重點且認真地對待。這類工作同樣也可以按照「四象限法」 來做劃分，橫軸是工作與 KPI 的相關性，縱軸是協作人角色的重要性，按照一定順序來完成工作：

緊急且重要的工作，也可以分出優先級

2. 緊急不重要

這一象限的工作通常具有欺騙性，即往往因為緊急而讓你感覺很重要，但實際上不應在此花費太多精力。

在時間上，你也可以按照半小時為限：

1. 如果工作時間為半小時以內，就立即完成；
2. 如果工作時間為半小時以上，跟相關方做溝通，確定一個雙方都認為可行的截止時間，按計劃完成。

你也同樣可以將這類工作按照「四象限法」 來做劃分，橫軸是工作耗時長短，縱軸是協作人角色的重要性，按照一定順序來完成工作：

緊急不重要的工作，也可以分出優先級

3. 重要不緊急

對于這類工作你需要做的是制定好工作計劃，比如你可以將工作拆分成以天、周、月為單位的幾個階段，規定自己每天、每周、每月要有哪些產出，按照計劃去做即可。

重要不緊急的工作，按照計劃有序進行

4. 不重要不緊急

一些瑣碎的工作雜事，對于這些事情要學會拒絕。比如一些不重要的會議，沒必要參加時，可以讓參會人同步關鍵信息即可。

不重要不緊急的工作，找方法

你可以在白板上、本子上、數據表格或看板上畫出這四個象限，接到一個工作就將它放到某個象限中，做完了就劃掉（會很有成就感），以此來管理工作排期：

所有工作都能各就各位

另有一個建議，如果自己判斷不出來某一項工作是否緊急和重要，可以詢問你的上級，他會比你有更清楚的認知，給你更多輸入。

二、執行方式 的優先級

所有工作在執行的過程中，都可以遵循以下三個原則：

1. 先溝通，后執行

溝通永遠是第一優先級。先了解工作目標、規劃和預期再做執行可以少走很多彎路。

2. 先他人，后自己

如果有跟他人協調的工作，先解決他人的問題或給他人安排工作，在做自己應該做的工作，這樣可以保證盡早交換信息，也可以讓雙方同時進行工作。

3. 先匯報，后推進

完成一個階段或者取得了關鍵進展，先跟上級匯報后，再做下一步動作，小步迭代，不憋大招。

以上，希望對你有幫助。

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