58項目復盤！企業內部會議系統改版總結

前言

會議是企業員工制訂工作計劃、同步工作進展、進行信息協同的主要途徑。員工需要快捷的組織會議，企業需要對會議室進行高效的管理。目前公司內部圍繞會議室也存在著許多問題：會議室資源浪費：線上預定不到、線下會議室無人使用等等。為了提高員工的會議體驗以及行政人員管理效率。設計側聯合產品及業務在 Q3 對整個會議系統進行體驗優化。本文將分享記錄本次會議室項目中的的一些設計思考和過程。

設計目標推導

1. 了解業務才有發言權

由于企業內部產品的獨特性，設計師需要跨團隊且全鏈路的參與其中。在整個鏈路里設計師在每個環節都要挖掘和貢獻價值。作為設計師不能只做需求的接受者，只有對業務有充分的了解才能提出合理建議，否則脫離了業務，設計工作將無實質意義，即無法解決用戶需求，也無法幫助企業帶來管理效率的提升。

在這個項目里我們首先對北京總部兩棟樓的線下會議室進行了 2 周的實際使用率走查。根據走查結果我們發現會議室的有效使用率較低。設計內部也針對會議室進行了一系列的競品調研并與產品團隊及行政同學進行了問題對焦和項目確立。

通過對目標用戶的多維度訪談。挖掘出行政人員和企業員工在開會場景中的不同痛點并進行了梳理歸納。

2. 明確設計目標

通過前期用戶訪談及調研分析確立了產品方向和改版規劃。我們把提高會議室使用率、擴展會議室信息、提升與會人員體驗作為我們這次改版的核心目標。

設計方案實施

1. 提高會議室使用率

明確了設計目標之后我們把提高會議室利用率作為最優先要解決的問題，對比舊版會議預訂系統我們發現一個比較嚴重的問題。舊版會議預訂是以半小時為為最小預訂時長的。這樣的顆粒度明顯會造成會議室資源浪費。

舉個例子：假設員工 A 定了會議室，因為各種原因員工 A 在會議時間 5 分鐘內沒有進行簽到或主動釋放，雖然該會議室實際沒有被使用，但是在系統中其他用戶只能預訂員工 A 會議開始時間的下一個半小時。這就造成了該會議室至少 25 分鐘的浪費。這個 25 分鐘看似微不足道，但是以全國龐大的會議室數量為基數那就不一樣了。所以這次改版我們縮短最小預訂時長從 30 分鐘調整到 15 分鐘。

通過后臺數據及訪談我們發現：員工預定會議室一般都會預定 120 分鐘時長，但是實際使用時間不足 60 分鐘的占比 40%。這其中有一部分會議室并沒有被主動釋放。于是就造成了該會議室有 60 分鐘被浪費。為了更好的解決會議室釋放不及時的問題，我們新增了會議室搶占功能。用戶通過掃描無人使用會議室的簽到碼即可進行搶占。另外會議室預定人可以對會議室進行鎖定，鎖定的會議室不會被搶占。

2. 擴展會議室信息

舊版會議室預訂系統中會議室信息只包含名稱、樓層、容納人數這三項信息。結合前期的用戶訪談和意見反饋，我們對會議室進行了信息擴展，增加了會議室照片、位置導視，會議室設備等信息。幫助用戶在使用會議室前能更了解該會議室的詳細情況，并解決會議室不好找的問題。

3. 提升與會人員體驗

同時我們將會議預訂系統、郵件系統、日程系統、會議簽到系統進行整合和數據打通，通過多維度的連接增加了信息同步和信息觸達。避免用戶在使用時頻繁切換多個系統，有效的提高了工作效率。

用戶通過會議預定系統可直接向參會人發送會邀郵件，會議室預定成功后參會人的日程系統也會同步創建這個會議的日程。會議開始前 15 分鐘日歷系統會通過 Push 消息對用戶進行有效提醒和通知。

智能化探索

作為日常工作溝通載體的會議室日趨智能化發展。本次項目中我們也對會議室智能化進行了一系列的行業調研及硬件廠商對接，我們明確了會議室真實使用狀態是首要解決的問題。當我們真正獲取了會議室狀態后才可以在會議室系統中進行更多可能性的嘗試。行業內的解決方案是通過紅外設備或是雷達設備進行檢測。最終選擇了兩家硬件廠商，使用兩種類型的設備分別在在公司搭建完成了兩間測試會議室。

相信不久的將來通過智能設備與其他會議設備和系統的連接，一定能夠給用戶帶來更優的參會體驗，并為組織提升效率、節約成本。

總結

上線后我們對數據也進行了追蹤，北京總部從 10 月 14 日上線至今，每周會議室日均預定量漲幅 26.2%、主動釋放率提高 11.7% 、釋放后被利用 230 小時。搶占功能利用時長平均每周 54 小時。參會邀請日歷創建數增長 27%。

整個項目過程中，從前期產品方向的目標到設計鏈路的梳理；從用戶到業務場景的布局；設計中更多的體現是對整個產品節奏的把控能力。產品改版上線只是開始，下個階段我們會聚焦在智能化會議室的探索中，繼續圍繞目標用戶為他們提供優質的服務的同時幫助企業帶來管理效率的提升。

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