給新入職的設計師！如何提升工作效率不瞎忙？

@5key?：如何安排自己一天的工作，這是一個看上去很簡單但又很難回答的問題。我們每天忙忙碌碌，可當到了季度總結的時候會驚訝的發現似乎什么也沒完成，這事兒很恐怖。特別對于剛剛工作1、2年的同學們，這個階段的每一天每一季度都很重要 >>>

如何能夠讓自己不再「瞎忙」呢？這兩年在自己團隊中不斷「嘗試并調整」著一套方法，很多同學也確實由此得到了幫助，今天也來和大家分享一下。

在今天要聊到的這套方法中將涉及到到一套基本原則和兩款應用，Omnifocus和Calendar 5。

基本原則：

1. 確認一年或半年目標；
2. 確保每件事可執行；
3. 合理預估資源；

接下來我會沿著這個基本原則結合工具來展開講解。

確認一年或半年目標

很多公司都有KPI，目的是指明工作方向并銜接大家的業務。很多同學一開始就將公司的KPI當做了自己的目標，這樣是不對的。比如A同學的KPI是提升注冊用戶數和日活躍度；這顯然不是A同學自己的個人目標。我們更需要的是利于自身職業規劃的目標。

還是以A同學為例，季度考核中建議提升在項目評審中的表述能力和業務的全局了解。所以在新的季度中，我給他增加了表述能力和業務理解兩個目標，同時我給他推薦了Omnifocus（下文中Omnifocus將簡稱為OF）。

在OF中常用到項目和上下文這兩個重要概念。很多人會把上下文當關鍵詞使用，而在日常使用中我覺得關鍵詞的使用幾率并不大。所以我更愿意將它作為個人目標的設定與管理。

我讓A同學在自己的OF中將「業務理解」和「表述能力」作為自己半年目標設定在上下文中。在日常的事務中，涉及到這兩點的事件加上相應的上下文。好處有兩個：

1. 當你發現今天有一件事情它會影響到自己「表述能力」的提升，應該花更多的精力將這一點做好;
2. 有一個地方可以全局掌控，有多少事情會影響今年在這兩點上的提升。

在新建事件的時候，你可以在事件的上下文中加上自己對應的目標，提醒自己需要多一些投入。

確保每件事情可執行

我觀察了團隊幾位同學的工作計劃和周報，發現他們在制定每個事件的時候會寫得比較模糊。比如下面這樣：

• iOS 8設計規范梳理

大家最終的問題基本上都是延期、 方案缺損。原因在于上面這些是一系列事件，而沒有拆分到最小可執行事件。想要確保一個需求得以完整有效的完成，事件必須拆分到最小。

OF有一個好處就是支持事件級別的無限擴展。所以我們在這個需求中將「iOS 8文檔閱讀」和「產出PPT」進行了展開細化。而書寫PPT結構、找配圖、書寫重點等等事件才是在以天為單位的時間中的可執行項。

合理預估資源

每天有多少資源可以用工作，這是一定要搞清楚的事情。

我們按照一天8個小時的工作時間計算，去掉2個小時各項目溝通討論，1個小時電話、吃東西、休息。一天有效的工作時間其實只有5個小時。

很多人預估時間按照一天8小時來計算，于是每天的工作無法完成，到最后像滾雪球一樣越積越多。所以想要真正做到今日事今日畢，合理的預估資源安排工作非常重要。先花一周估算出每天的有效工作時間和日常事務所需的時間再來慢慢調整每天的工作安排。

在工作安排上，有一個非常重要的流程就是「安排-檢查-調整」。

• 前一天晚上：安排工作，盡量保證第二天可以全部完成。
• 當天早上：任務查看，確認當天要處理的事件和需要參加的會議。OF的預測功能非常好，在這里你會對每天需要參加的會議和需要處理的事件有整體了解。
• 當天下午3點：設置日歷提醒，離下班還有3小時，看看剩下工作，及時調整。
• 當天下午6點：OF中查看今日是否全部完成，沒有完成的再次調整。

日常工作中將強時效性事件歸入日歷，弱時效性的歸入OF。

在手機上用Calendar 5管理自己的可支配時間。在這里可以快速明確自己這一天有哪些時間是空閑的，用于接收會議邀請或自行安排。Calendar 5的添加也非常簡單，選擇好時間段長按、填寫，兩步就搞定。

OK，對于日程安排，我的方式就是以上基本原則并借助Omnifocus和Calendar 5來管理。目前為止團隊里一些設計師明顯提升了自己的工作效率。最關鍵的是，大家知道每天做的這些事情是為了什么。

今天的文章其實對OF的基礎使用介紹得并不多，更多是借助了其重要特性。OF的優秀之處就是給大家提供一張無限空間的白紙和強大的組合功能，想要怎么書寫任由自己。關于OF的使用，網絡上還有很多非常優秀的思路和方法。

我們常常打趣說可以用OF來規劃自己的人生。想要去競選總統？也沒問題，制定好計劃一個個去實施吧。

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作者：@5key

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