用4張大廠表格，幫你有效提升協(xié)作效率！

剛來(lái)京東的時(shí)候，時(shí)常會(huì)被這些問(wèn)題困擾：“在多人協(xié)作的需求處理中，如何明晰進(jìn)程？” “如何讓協(xié)作者直觀、全面了解需求背景，提高溝通效率？” “如何在多人參與設(shè)計(jì)情境下進(jìn)行設(shè)計(jì)走查協(xié)作，提升走查效能？”“如何清晰掌握需求迭代時(shí)間、數(shù)據(jù)效果等，避免協(xié)作者一問(wèn)三不知的尷尬境地？”

在經(jīng)歷過(guò)京東領(lǐng)券中心、京東 T 級(jí)互動(dòng)、1 號(hào)會(huì)員店等業(yè)務(wù)的協(xié)作工作后，對(duì)于協(xié)作效能這個(gè)話題有了些許感悟，借此篇文章將感悟沉淀為一種可復(fù)用的表格實(shí)踐方法，與各位共勉。

本文內(nèi)容主要為：一、協(xié)作效能名詞釋義；二、4 張表格助力協(xié)作效能提升

協(xié)作效能名詞釋義

1. 什么是協(xié)作？

協(xié)作通常指人們以共同目標(biāo)一起工作。

2. 什么是效能？

《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中記載，效能是事物所蘊(yùn)藏的有力作用。即人們?cè)谟心康摹⒂薪M織的活動(dòng)中所表現(xiàn)出來(lái)的效率和效果，它反映了所開(kāi)展活動(dòng)目標(biāo)選擇的正確性及其實(shí)現(xiàn)的程度。效能是衡量工作成果的尺度。

3. 什么是高效能？

在《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》書(shū)中，作者 Covey 提出高效能=產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡（P/PC Balance），他采用了一個(gè)生動(dòng)的寓言故事來(lái)幫助讀者理解這個(gè)概念：

有只鵝能生金蛋，每天只有一顆，但是有個(gè)農(nóng)夫因?yàn)樾募保桶样Z殺了掏蛋，結(jié)果反而鵝死了，蛋也沒(méi)了。

這里鵝就是產(chǎn)能 PC，蛋就是產(chǎn)出 P。太過(guò)注重想要加快生蛋（P），就會(huì)殺死鵝（PC）。

但是如果過(guò)度注重鵝（PC），蛋就會(huì)減少（P）。

只有找到鵝和金蛋的完美平衡，才能同時(shí)得到金蛋和健康多產(chǎn)的鵝。

因此，為了提升協(xié)作效能，應(yīng)該找出協(xié)作產(chǎn)出和協(xié)作產(chǎn)能的平衡點(diǎn)。

即對(duì)時(shí)間、精力有所掌控，知道協(xié)作目的是什么，知道協(xié)作事項(xiàng)的價(jià)值排序并且懂得讓別人舒服同時(shí)雙方獲利的方式，同時(shí)不斷迭代更新。

那么，如何實(shí)現(xiàn)呢？

4 張表格助力效能提升

日常設(shè)計(jì)需求處理中，通常會(huì)經(jīng)歷四個(gè)過(guò)程：

• 前期溝通：接到需求、了解需求背景及相關(guān)人士、明確需求目標(biāo)、確定需求排期；
• 需求處理：基于了解到的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)分析思考、推導(dǎo)設(shè)計(jì)方案、輸出設(shè)計(jì)稿、設(shè)定衡量數(shù)據(jù)指標(biāo)以及記錄 PRD 等相關(guān)文檔鏈接；
• 上線走查：協(xié)同相關(guān)設(shè)計(jì)成員對(duì)照設(shè)計(jì)稿進(jìn)行流程、信息、狀態(tài)等細(xì)節(jié)的實(shí)現(xiàn)審核，并同步給開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、產(chǎn)品等成員；
• 跟蹤復(fù)盤：需求在上線后需要跟蹤效果、復(fù)盤策略，隨著多個(gè)需求的上線，需要我們具備可持續(xù)的跟蹤方法。

為了提升這四個(gè)過(guò)程的協(xié)作效能，我采用的是借助 4 張 CF 文檔表格來(lái)實(shí)現(xiàn)：

CF 文檔空間為京東內(nèi)部員工可用空間，具有相同權(quán)限的成員可在云端同一文檔進(jìn)行編輯。

1. 排期表格——讓協(xié)作者明晰優(yōu)先級(jí)與進(jìn)程

在需求前期溝通過(guò)程，我遇到的大致可分為以下兩類：

• 迭代需求：跟隨版本周期，持續(xù)性迭代的產(chǎn)品需求；
• 大促需求：具有固定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，一次性上線的需求。

兩種類型的共性在于均有特定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、都需要滿足業(yè)務(wù)目標(biāo)和用戶目標(biāo)以達(dá)到最大效益，這意味著需要在有限的時(shí)間、人員基礎(chǔ)上進(jìn)行需求產(chǎn)出。人的精力是有限的，為了盡可能提升效能，用有限的人力來(lái)實(shí)現(xiàn)更大的效益，我們需要對(duì)可能的需求進(jìn)行整體性評(píng)估：涉及需求的優(yōu)先級(jí)、需求的目標(biāo)以及需求的緊急程度和相關(guān)人員的投入程度等事項(xiàng)。

從今年的下半年開(kāi)始，我們嘗試在 1 號(hào)會(huì)員店、京東領(lǐng)券中心和大促互動(dòng)等項(xiàng)目中投入此表格的使用。幫助我們實(shí)現(xiàn)了拆分模塊、基于優(yōu)先級(jí)并行協(xié)作完成項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作，并助力項(xiàng)目節(jié)約了排期溝通時(shí)間成本。

2. 需求方案表格——讓協(xié)作者實(shí)時(shí)、便捷了解需求的關(guān)聯(lián)要素

在需求處理過(guò)程中，往往會(huì)涉及前期了解、梳理問(wèn)題、制定解決策略、輸出原型方案以及數(shù)據(jù)需要梳理這幾個(gè)過(guò)程。之前的方案輸出模式通常是采用圖片格式的文件進(jìn)行傳輸，但是隨著需求處理的難度增大、需求增多、變動(dòng)提升等不可抗力因素，文件傳輸?shù)哪Ｊ綆?lái)了一些較難避免的問(wèn)題：

• 版本混亂問(wèn)題：圖片模式的輸出，在多次更改的情況下容易造成版本混亂，讓協(xié)作人員較難同步知曉修改的最新版本，無(wú)形之中增加了溝通成本；
• 大小限制問(wèn)題：較大的設(shè)計(jì)方案有時(shí)會(huì)由于清晰度的限制輸出較大的圖片，一方面是占用郵箱容量，另一方面某些協(xié)作者的電腦支持度不夠可能需要耗時(shí)較久；
• 關(guān)聯(lián)信息缺失問(wèn)題：有些設(shè)計(jì)需要?jiǎng)討B(tài)進(jìn)行輔助，傳統(tǒng)的單圖文傳輸較難滿足，需要傳輸多個(gè)文件，不易多數(shù)協(xié)作者進(jìn)行查找。

為了解決以上問(wèn)題，我們?cè)谌ツ瓿醯臅r(shí)候便開(kāi)始嘗試使用 CF 文檔進(jìn)行需求方案的輸出管理，并形成了需求方案表格來(lái)清晰傳達(dá)完整的設(shè)計(jì)方案及關(guān)聯(lián)因素，通過(guò)鏈接傳輸?shù)姆绞奖Ｕ狭宋臋n保持最新的狀態(tài)、通過(guò)表格模塊拆解的方式保障了圖片的大小在可控范圍內(nèi)，同時(shí)便于上傳多種類型的信息要素，以滿足不同時(shí)間段進(jìn)入的協(xié)作者都可以最大程度了解整個(gè)需求的相關(guān)要素。幫助我們?cè)诜桨篙敵鲞^(guò)程中節(jié)約了不必要溝通成本，并提升了協(xié)作成員對(duì)于項(xiàng)目理解深入程度。

3. 走查表格——TO DO list走查模式

以往在設(shè)計(jì)走查階段，主要由設(shè)計(jì)師發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、記錄匯總遞交對(duì)接人進(jìn)行跟進(jìn)的，這種處理模式在較少的設(shè)計(jì)走查工作中并不會(huì)有什么問(wèn)題，但是不便于多人協(xié)作的場(chǎng)景。

就在 1 號(hào)店品質(zhì)升級(jí)為 1 號(hào)會(huì)員店的項(xiàng)目中，由于項(xiàng)目規(guī)模大（11 個(gè)研發(fā)條線，250+人參與，總工作量 3843 人日，實(shí)現(xiàn) 140+條需求）、時(shí)間短、復(fù)雜度高，且與 618 大促備戰(zhàn)時(shí)間重疊，有較高的資源、進(jìn)度和上線安全性風(fēng)險(xiǎn)，這些因素造成了我們?cè)O(shè)計(jì)走查的工作量巨大，也意味著傳統(tǒng)的走查模式不再適用。

因此，我們嘗試使用 CF 表格來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)走查工作。通過(guò)走查表格的運(yùn)用，幫助我們?cè)诜彪s的走查工作中找到一種游戲化 TO DO list 的樂(lè)趣，并且協(xié)作成員們隨時(shí)查看已提交的問(wèn)題事項(xiàng)，即時(shí)同步對(duì)應(yīng)的修改，降低了溝通成本并且保障了走查問(wèn)題的順利解決。

4. 迭代跟蹤表格——體系化需求管理

這個(gè)表格是受到其他文章啟發(fā)后開(kāi)始運(yùn)用到實(shí)際工作中的，簡(jiǎn)單說(shuō)下它對(duì)我的幫助。

自從使用了這個(gè)表格，對(duì)于每一項(xiàng)需求更加關(guān)注其背后的目標(biāo)，而不僅僅是產(chǎn)品業(yè)務(wù)方提出的表象功能需要，每一項(xiàng)需求都應(yīng)該有其存在的意義和價(jià)值，同時(shí)每個(gè)需求上線的數(shù)據(jù)反饋是證明其意義和價(jià)值衡量標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)表格聚焦于目標(biāo)和數(shù)據(jù)的持續(xù)跟進(jìn)，可以培養(yǎng)我們以始為終、閉環(huán)思考的態(tài)度。

例如，在領(lǐng)券中心券后 9.9 的需求跟進(jìn)過(guò)程中，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)線迭代的持續(xù)跟蹤記錄，不局限于單一需求的思考，而是從更為長(zhǎng)遠(yuǎn)、更加深入的眼光審視每天面對(duì)的需求。同時(shí)讓我對(duì)上線時(shí)間、上線后數(shù)據(jù)有了更為清晰的觀測(cè)方式，更為主動(dòng)的處理每一個(gè)需求。

以上就是文章的全部?jī)?nèi)容啦，這四個(gè)表格在需求全流程處理中幫助我節(jié)省時(shí)間、精力等溝通成本，并且培養(yǎng)我以始為終的體系化需求管理模式，不一定適用于所有人，但如果你有需要，不妨一試哦~！感謝您的觀看，有問(wèn)題歡迎探討 Thanks?(?ω?)?

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