如何組織一場線上敏捷共創工作坊？來看大廠的總結（操作篇）

上篇分享了線上敏捷共創工作坊的籌備與策劃，今天繼續分享大家比較關注的線上敏捷共創工作坊的流程設計，以及在操作時需要的注意事項。

關于線上敏捷共創工作坊的流程設計，大家都有所了解或做過功能，也許困惑的是面對各種流程設計依然不知道如何操作，尤其是不同行業/不同公司/不同崗位組織的工作坊流程都不一樣。在具體介紹線上敏捷共創工作坊流程前，先帶大家整體感受下不同類型的敏捷共創工作坊流程。

選自《共創對話》

看似共創的流程隨著共創目標變化而變化，但流程設計背后的底層邏輯是不變的，無論基于什么目標的共創工作坊，核心流程都遵循共創對話的雙鉆模型（發散-收斂-發散-收斂），應用與細化在線上敏捷共創工作坊中主要有簽到入會-開場熱身-內容輸入-理解共情-發散解法-收斂決策。需要注意的是，雖然有六個核心環節，但是在重點環節和時間分配上差異較大。接下來，本文將依次分享各個環節的操作流程及注意事項。

一、 簽到入會

像線下共創一樣，參與者需要提前幾分鐘簽到入場，線上敏捷共創工作坊也是如此。線下參與者簽到是“身臨其境”的，可以快速的進入到共創狀態，但線上敏捷共創工作坊不具備這種天然的優勢。因此，需要對該環節進行“線上化”調整，將線下“紙質簽到表”調整為線上“簽到畫布”，不僅可以讓參與者在線上場域集合，預先熟悉線上畫布的操作，甚至能夠起到暖場的作用。過往在組織線上敏捷共創工作坊中采用過 “主題式簽到畫布”、“互動式簽到畫布”，供大家參考。

1. 主題式簽到畫布

直接用共創相關的話題來破冰，讓參與者用一句話或者關鍵詞寫下自己的觀點并簽名，同時，為了避免參與者不知道怎么寫的情況，建議預先在畫布中展示示例。如在家電家居聯動線敏捷共創的簽到畫布中，簽到打卡的方式是讓參與者回答“你覺得裝修最難的地方是什么？并簽上自己的姓名”。如下圖所示。

2. 互動式簽到畫布

實際上是將線下紙質版的簽到表和桌牌結合后線上化，以組為單位進行簽到，核心流程是進入畫布后每個參與者在畫布上寫出自我介紹，如姓名/崗位/部門/性格特征等，如果時間充裕，在全組成員提前到齊并完成自我介紹后可以線上投票選取小組組長，甚至取隊名，促進小組內成員的線上互動。

二、開場熱身

俗話說“萬事開頭難”，線上敏捷共創工作坊亦是如此。開場熱身環節作為線上敏捷共創的起點，雖然在整個共創中占用的時間短，但對整個共創的氛圍與基調非常重要。具體流程設計有

1. 主持人開場自報家門

串場主持人簡短的“自報家門”，讓參與者知道“我們是誰/我們來自哪里/我們是做什么的/共創發起方是誰/邀請了哪些角色參與共創”，一方面，讓組織者與參與者互相認識，另一方面，也可以讓參與者在后續的各個環節遇到問題可以快速地尋求幫助。

2. 共創發起人介紹業務背景

該環節需要提前邀請并確認發起人，通常是業務老板，主要介紹業務的愿景/現狀/目標/困境等，讓參與者明白共創的業務價值，以及共創與自身工作或利益是相關的。之所以建議由老板開場，不僅僅是激勵與鼓舞參與者，讓參與者共同來想、共同來做關于他們自己的決定，同時也是“狐假虎威”，借助老板的“震懾力”，促進參與者在共創中積極參與、全情投入，讓大家聚在一起真正的解決問題。

3. 主持人介紹線上共創原則

為了更好的共創氛圍和共創產出，主持人要突出強調線上敏捷共創會的核心是“創”，而非“會”，是一場共創共識之旅，是一場貢獻智慧解決問題的共創對話，而不是通常意義上的開會。具體包括以下幾點：

1. 積極參與到討論中，大家的觀點共同碰撞，創意加創意等于新的創意
2. 告別社恐，勇敢的打開視頻，充分表達自己的觀點
3. 拋掉身份，我們都是智慧大腦，思考與策略不限于個人職能，我們期待更多的碰撞
4. 延遲評價，不要急于說不，可以說 Yes，and……
5. 不僅要說出來，要充分利用共創畫布進行分享。

三、內容輸入

1. 業務輸入

該部分由相關的業務方進行分享，幫助在場的參與者了解業務現狀和亟待工作坊共創解決的問題，如在用戶留存的敏捷工作坊中，業務從運營/數據/產品/商品等不同視角幫助大家理解業務面臨的問題。

2. 用研輸入

該環節由用研同學分享調研報告，為了讓參與者對用戶的理解是深刻的/形象的，常規的/線下的共創工作坊通常會輸入完整的研究報告，甚至是講述生動翔實的用戶故事，但是線上敏捷共創工作坊受限于時間和形式，往往會壓縮該環節的時長，通常直接分享精簡版報告或核心的調研發現。除此之外，也可以將完整調研報告提前同步給參與者。

3. 注意事項

邊聽邊思考：需要注意是的，在內容輸入前，主持人要引導參與者“如何聽報告”，強調參與者邊聽邊思考，如“我之前不知道的”、“跟我之前理解的不一樣的”、“對產品/業務創新有啟發的”、“值得我關注的用戶行為”、“值得我關注的用戶痛點”、“我可以補充的用戶場景”。其實，不難發現，在內容輸入環節就已經開始引導參與者理解用戶了。

時間的把控：由于由多個角色進行分享，在前期準備與收集材料時，分配并強調各角色分享的時間，輸出重點結論，避免變成匯報，或延長時間。

四、 理解共情

理解共情，在內容輸入與共創解法之間起到承上啟下和過渡的作用，讓參與者大腦開始活躍起來。流程是讓參與者開麥補充，如果參與者比較害羞還沒有進入狀態的話，此時串場主持人可以點名自己比較熟悉的、平時比較活躍的參與者。該環節共情畫布是重要物料，通常有任務描述/核心內容/補充區域三個部分構成。

1. 任務描述

即參與者任務的描述，通常用一句話來形容，如在家電家居聯動敏捷共創工作坊中任務描述是 “裝修中還有哪些聯動場景和用戶需求/痛點”，在配送服務體驗提升工作坊中任務描述是“你覺得在配送各個環節/觸點下，還有哪些可能會出現的場景，請補充并寫下來。”

2. 核心內容

核心內容通常是用研報告核心結論的可視化，讓參與者高效吸收結論、理解用戶，基于已有的調研，啟發參與者補充更多的用戶場景/需求，只有理解了用戶，才能從用戶角度發散解法。

3. 補充區域

該部分是預留的空白位置，讓參與者將補充的用戶場景/用戶需求/用戶痛點展示在相應的位置。需要注意的是，此時串場主持人要提示參與者補充畫布/使用便簽的注意事項。

1. 一張便簽只寫一個概念/觀點；
2. 將便簽放在畫布相應任務的位置上；
3. 建議直接復制畫布中的示例便簽，如畫布中代表用戶痛點/需求的紅色便簽。

五、發散解法

發散解法是線上敏捷共創中“最燒腦”的環節，也是組織者“最忙碌”的環節，需要引導員與主持人之間高度的配合與協調，接下來依次介紹該環節的流程與物料。

1. 流程設計

設計引導工具：發散是需要引導設計的，不能讓參與者漫無目的、天馬行空的共創，只有在明確的任務框架內貢獻出來的點子才是有用的，通常借助用戶旅程圖/焦點研討法/親和圖法等引導工具，視具體情況靈活采用，本篇文章不展開介紹三種任務流程的設計。如按照用戶旅行圖設計，針對需求喚醒/查找商品/了解商品/購買售后四個環節下用戶的痛點/需求發散解法。

分配發散任務：除了引導工具的設置，還要將具體的環節或任務分配給不同的小組，尤其是需要發散的內容較多時，如果不分組可能會導致每個環節發散不到位，尤其是對時間也不寬裕的線上敏捷共創而言。如在以用戶旅程圖為發散工具時，A 組任務是對需求喚醒和查找商品 2 個環節共創解決方案，B 組任務是對了解商品和購買商品 2 個環節共創解決方案，“責任到組”才有可能共創出“保質保量”的解決方案。

講解發散流程：由串場主持人講解分組后的流程及時長，由以下三個環節構成。

1. 個人觀點拋出：設置為 5min，每人盡可能多的拋出想法或解決方案，可以在電腦/紙筆上記錄；
2. 小組延展新想法：設置為 30min，小組內每個成員依次解釋與分享自己的想法或解決方案，其他成員可以邊聽邊延伸，同步在畫布上記錄；
3. 小組歸類想法：最后預留 5min，對小組內的觀點進行分類與整理，并選出小組代表在下一個環節面向所有參與者分享小組成果。

注意事項：發散階段是串場主持人、小組引導員、場務小助手，高度配合的環節，在“幕后配合”上需要注意：

1. 提前完成線上分組操作：由于是線上共創，需要場務小助手在線上會議工具（如矚目會議）上提前進行分組操作，待串場主持人講述“接下來以小組為單位討論”后，直接將小組成員拉進所屬小組。
2. 分組后小組引導員引導：在進入小組線上會議后，小組引導員再次確認大家對該環節的任務是否有疑惑，如果有疑問則直接解答。
3. 小組引導員組內把控：在小組討論時，小組引導員注意關注小組內討論的氛圍，如果有成員不活躍，小組引導員可以直接點名，如果整個小組都比較“靦腆”，此時可直接建議順時針依次分享。
4. 全場時間協調與調整：小組引導員要把控和提示時間，如果還剩 5min 時大家覺得時間不夠，需告知/詢問串場主持人是否延長或者正常進入下一個環節，串場主持人根據整體情況，給出建議，可適當延長。

2. 發散畫布

發散畫布是參與者記錄與展示想法的空間，是以小組為單位進行設計的，每組的畫布主要有三部分構成，分別是組別（如第一組）、發散工具區（即核心內容引導發散）、名單區（小組成員和小組引導員姓名）、共創解法的空白區（即留給成員共創的空間）。

注意事項：設計發散畫布需要注意以下，

1. 將發散工具的便簽提前寫好，如用戶選購旅程圖；
2. 可以借助顏色區分組別，如第一組用藍色、第二組用綠色等；
3. 發散畫布中的名單區，其實是代替了線下打印出來的桌簽，不僅讓參與者知道自己所屬組，也是引導參與者將便簽貼正確的位置；
4. 用不同顏色的便簽表示不同的內容，如灰色代表核心觸點、紅色代表用戶痛點、黃色代表解決方案等，這樣不僅讓整個畫布視覺上美觀，更是能讓各組參與者高效的整理觀點。

六、收斂環節

1. 小組分享

類似線下工作坊中的走墻式分享，依次由各組代表分享小組的共創成果，同時小組引導員負責將組內的便簽復制粘貼到收斂畫布，線上敏捷共創工作坊為了節省時間，后分享的組建議只分享新方案/新解法，相同的方案不再復述。

2. PMO 閉圈式收場

PMO 收場主要是為了預約或者敲定落地方案及其資源，具體的方案細節后續進一步溝通，需要注意的是組織者需要在共創前跟 PMO 事先確認此環節。

最后，串場主持人感謝大家的時間、貢獻的智慧，并告知后續將共創成果整理后共享出來，后續大家持續關注與共同推進方案落地。

以上分享了大家比較關注的線上敏捷共創工作坊的流程設計與注意事項，希望對大家有所幫助，也期待大家將該方法應用在實際工作中，歡迎大家留言交流~

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