設(shè)計(jì)師如何優(yōu)雅地回復(fù)需求郵件？我總結(jié)這個(gè)詳細(xì)的方法

本文作者將結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)與你分享設(shè)計(jì)師應(yīng)如何優(yōu)雅地回復(fù)需求郵件。

工作中回復(fù)各種郵件數(shù)不勝數(shù)，設(shè)計(jì)師回復(fù)的產(chǎn)品需求郵件就是一類，以前回郵件時(shí)都是比較「率性而為」，并沒有注意郵件的內(nèi)容，直到有一次在群里 boss 問起一個(gè)設(shè)計(jì)點(diǎn)的樣式問題時(shí)，leader 直接找出了原始郵件來解釋當(dāng)前問題，才發(fā)現(xiàn)，原來寫郵件也是一門大學(xué)問。那么如何才能「優(yōu)雅」地回復(fù)一封郵件呢？下面就來聊一聊。

前提描述：這里的回復(fù)人主體是設(shè)計(jì)師，郵件也以常用的 pc 端 outlook 為例。設(shè)計(jì)師接觸到的最多的郵件是產(chǎn)品需求郵件、走查驗(yàn)收郵件，而其中產(chǎn)品需求郵件又是大多數(shù)，因此以需求郵件的書寫方式為主來說明。

首先來解析一下需求郵件的內(nèi)容：

• 發(fā)起人：PM
• 抄送人：產(chǎn)品相關(guān) leader，設(shè)計(jì)組及相關(guān) leader，需求相關(guān)部門 leader 等等；
• 主題：XX版本需求（或其他語言描述，這個(gè)是無法控制產(chǎn)品的腦洞）
• 正文：需求描述，有時(shí)會(huì)插入附件，對(duì)于需求會(huì)有詳盡的背景描述、需求描述、預(yù)期數(shù)據(jù)效果、后臺(tái)需求、數(shù)據(jù)布點(diǎn)等；當(dāng)然，更多的時(shí)候是有一個(gè) prd 文檔；不過也不排除「過分」的情況是，只留一段簡(jiǎn)短的文字描述。
• 簽名

基本上需求郵件的樣式大體如此，那么設(shè)計(jì)師一般會(huì)如何回復(fù)呢？其實(shí)這樣要分情況，如果對(duì)于郵件回復(fù)要求較嚴(yán)格或者設(shè)計(jì)師手上需求較多的話，可按照如下樣式在不同的時(shí)間點(diǎn)上回復(fù)，具體包括以下幾個(gè)流程，僅供參考。

一、剛收到需求

需求 prd 等文檔相對(duì)完整，描述準(zhǔn)確，需求清晰，設(shè)計(jì)師可直接回復(fù)郵件，明確已收到需求，回復(fù)具體的排期時(shí)間，包括啟動(dòng)時(shí)間和交付時(shí)間點(diǎn)。

需求不明確時(shí)，可「委婉」要求 PM 當(dāng)面溝通細(xì)節(jié)后給出具體排期。

二、設(shè)計(jì)完成后回復(fù)郵件

郵件內(nèi)容明確，方案已經(jīng)直接設(shè)計(jì)產(chǎn)出。

這種情況下比較簡(jiǎn)單，郵件中直接帶入附件后回復(fù)產(chǎn)品查收確認(rèn)即可。

輸出方案與原 prd 有差異或調(diào)整。

郵件中帶入附件，同時(shí)可增加調(diào)整點(diǎn)描述，特殊字體可強(qiáng)化標(biāo)出。

prd 描述較簡(jiǎn)略或者線下溝通后需求仍舊模糊，在不影響產(chǎn)品策略的前提下，可設(shè)計(jì)方向很多，則在回復(fù)郵件過程中可采用兩種方式。

輸出多版方案：郵件中帶入附件，同時(shí)描述多種方案的優(yōu)劣側(cè)重點(diǎn)以便產(chǎn)品評(píng)估；方案描述可從交互、視覺、產(chǎn)品策略傾向性等方面描述，總之需要體現(xiàn)專業(yè)性與清晰的設(shè)計(jì)思路。

線下溝通后確認(rèn)一種方案：郵件正文需明確描述與 PM 線下溝通的結(jié)果，隨后附上對(duì)應(yīng)的設(shè)計(jì)稿。

有待確認(rèn)問題

需明確標(biāo)出需要確認(rèn)（或提供素材）的內(nèi)容及對(duì)應(yīng)的確認(rèn)人員，確認(rèn)人員可高亮標(biāo)出；當(dāng)然，不要忘記郵件抄送對(duì)應(yīng)的確認(rèn)人員。

三、補(bǔ)充建議

方案中如果存在一些細(xì)節(jié)上的體驗(yàn)問題或者流程缺失，可在郵件中提出，從設(shè)計(jì)的角度提出相關(guān)建議，體現(xiàn)專業(yè)性，完善產(chǎn)品功能，對(duì)產(chǎn)品的策略進(jìn)行必要性補(bǔ)充，當(dāng)然，產(chǎn)品可不采納，但是作為設(shè)計(jì)師在郵件中還是要寫上的。

Tips：

郵件往來習(xí)慣會(huì)依據(jù)項(xiàng)目安排來定制，就算同一公司中不同的項(xiàng)目，也會(huì)因?yàn)楫a(chǎn)品形態(tài)、進(jìn)度、人力資源、緊迫程度等因素，導(dǎo)致郵件往來在項(xiàng)目中的作用不同，但是作為職業(yè)化的設(shè)計(jì)師，依舊需要要求自己對(duì)于郵件內(nèi)容保持嚴(yán)謹(jǐn)與審慎的態(tài)度。

郵件的細(xì)節(jié)處理不僅體現(xiàn)了一名職業(yè)設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)能力，同時(shí)也能夠反映出很多隱藏的能力，讓對(duì)接的產(chǎn)品、開發(fā)以及領(lǐng)導(dǎo)們眼前一亮：

• 首先是設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)能力，這是毋庸置疑的，是否能夠高效完成產(chǎn)品需求，通過郵件很好追蹤；
• 設(shè)計(jì)師是否有獨(dú)立思考能力，產(chǎn)品的需求中的不合理的地方是否能夠提出、協(xié)助改正，而并不是一味以 prd 為準(zhǔn)，不思考需求的合理性與體驗(yàn)上的流暢性；
• 溝通表達(dá)能力是否良好，很多需要線下溝通的細(xì)節(jié)，能否很好地通過溝通挖掘到，同時(shí)是否可以通過郵件很好的表達(dá)自己的想法；
• 項(xiàng)目推動(dòng)能力，對(duì)于需要多方協(xié)助或者需求不明晰的情況，設(shè)計(jì)師是否能夠很好的協(xié)調(diào)資源，推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)行，而不是在某個(gè)階段卡殼，導(dǎo)致項(xiàng)目延期。

總結(jié)

郵件是工作中的常備工具，但是是否真的可以「優(yōu)雅」地回復(fù)一封郵件，其實(shí)還是很看功力的。

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圖片素材作者：Ted Kulakevich

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